Frågor som skapar ett gott samtalsklimat och bjuder in till dialog

Inför medarbetarsamtalet 2024

Vi på Sysarb har genom åren träffat många chefer. Vi vet hur viktigt det är att skapa ett positivt klimat i medarbetarsamtalet, eftersom det hänger ihop med motivation och ökad prestation. Därför att vi tagit fram några frågor som skapar dialog och ett öppet samtal mellan chef och medarbetare!

Samtalsklimat

Till att börja med är det viktigt att tänka igenom hur du som chef vill bemöta din medarbetare. Målet ska vara att ställa inkluderande frågor för att få igång ett samtal. Se inte medarbetarsamtalet som en checklista du ska gå igenom, utan lägg fokus på att skapa gott samtalsklimat.

Följande frågor är ett komplement till de frågor som kanske redan är förberedda av HR. Eftersom målet är dialog snarare än förhör kan det vara bra att välja ut två eller tre frågor från varje område, för att hålla samtalet naturligt.

Frågorna får gärna vara utredande och reflekterande. De ska vara öppna så de inte går att svara ja eller nej på. Använd helst inte frågor som börjar med varför, då de kan bli anklagande i tonen och skapa försvarsmekanismer hos medarbetaren. Om frågorna istället börjar med vad eller hur upplevs de mer positiva, och leder även till att medarbetaren behöver beskriva sitt svar.

Det är viktigt att du som chef:                                          

• är tillgänglig
• är välkomnande
• är bekräftande
• uppmuntrar egna lösningar
• lyssnar och är lyhörd
• är uppriktig
• är respektfull
• är trygg och öppen för att stötta
• följer upp
• är närvarande.

Det är viktigt att du som chef inte:

• förminskar problemet
• förstärker problemet
• använder härskartekniker
• är negligerande
• har en negativ attityd
• visar ointresse
• är under tydlig tidspress
• ger oönskade råd
• ignorerar
• tar över.

Arbetsfördelning och organisation

• Hur upplever du din arbetssituation? Beskriv din arbetssituation.
• På vilket sätt kan du ta ansvar och initiativ till utveckling och förändring?
• Kan du beskriva din roll och uppgift och dess koppling till verksamhetens mål?

Arbetsmiljö

Här kan du överväga att byta ut orden ”kränkande särbehandling” mot ”utanförskap” istället. Det kan vara enklare för medarbetaren att prata om.

• På vilket sätt motverkar du kränkande särbehandling?
• Hur skulle du beskriva det sociala klimatet?
• Vad kan vi göra för att bidra till en bättre stämning?
• Hur hanterar du din arbetsbelastning?
• Hur förebygger du stress?
• Hur hittar du balans mellan arbetsliv och privatliv?

Kompetens

• Hur använder du din kompetens för att bidra till utveckling för verksamheten?
• Hur säkerställer du att kompetensen bibehålls och växer?
• Hur kan du sprida din kompetens i arbetsgruppen?
• Vad kan jag som chef göra för att du ska kunna utföra ditt arbete på bästa sätt och känna dig nöjd med din prestation?

Samarbete och ledarskap

Eftersom du här ställer frågor om hur medarbetaren upplever dig som chef, är det bra att du väntar med de till slutet så att medarbetaren känner sig bekväm och vågar svara ärligt.

• Vad behöver du av mig som chef för att du ska kunna utföra ditt jobb?
• Vad har du för förväntningar på mig som chef? Vilka lever jag inte upp till?
• Om du var chef för den här verksamheten, vilka skulle då vara dina mest prioriterade områden att jobba med?
• Vad har du för förväntningar på samarbetet med medarbetarna – hur funkar det?
• På vilket sätt skulle du själv kunna bidra till en bättre laganda?
• Beskriv hur samarbetet med dina kollegor ser ut?

Hälsa och privatliv

Här kan du passa på att öppna upp för mer kommunikation framöver – medarbetaren kan ha behov av att prata vid fler tillfällen. Berätta att du som chef finns till hands!

• Hur upplever du balansen mellan ditt arbete och din fritid?
• Hur tar du ansvar för din hälsa?
• Finns det något i ditt privatliv som kan påverka din arbetssituation?
• Vad kan jag som arbetsgivare göra för att skapa en god hälsosituation?

Intresserad av rådgivning?

Ibland räcker det inte med generella exempel. Om du behöver bolla en särskild fråga eller få vägledning inför ett medarbetarsamtal är du välkommen att kontakta oss. Boka en tid så hjälper vi dig att komma tillrätta med dina funderingar!