Hur påverkar covid-19 chefens roll som lönesättare?

Plötsliga förändringar i organisationen

Under våren 2020 upplevde många, både chefer och medarbetare, en ökad oro i livet; pandemin var ett faktum. Oro för sjukdomen och anhörigas hälsa liksom osäkerheten kring hur det egna arbetet och organisationen skulle påverkas skapade en rad olika effekter.

För många var situationen en kris och behövde hanteras som en sådan – både organisatoriskt och personligen. Efter en tid började de flesta hitta nya arbetssätt, och förändringar infördes flera gånger under 2020. Det skapade ett behov av att se över de satta målen för året och ledde kanske även till beslut att helt överge vissa mål till förmån för nya som bättre matchade den aktuella situationen. För chefen blev ett av de viktigaste uppdragen att förmedla trygghet i de nya processerna och arbetssätten, och att tydliggöra hur nya eller förändrade mål skulle påverka medarbetarens uppdrag.

En vanlig förändring var att allt fler började arbeta hemifrån, helt eller delvis. Medarbetare som tidigare hade funnits i samma lokaler som sin chef satt nu någon annanstans, vilket ställde krav på fungerande teknisk infrastruktur och ett (ibland otydligt) arbetsmiljöansvar för chefen. De snabba avstämningarna vid kaffeautomaten byttes mot onlineavstämningar och digitala möten – både enskilt och för hela team. För många chefer blev detta en utmaning: Hur skulle de nu kunna stötta sina medarbetare i deras arbete och hur skulle de bedöma medarbetarnas prestationer inför lönerevisionen?

Digitalisering och nya arbetssätt

Den digitala kompetensen har ökat stort under 2020 och onlinemöten som förr kunde vara en ovanlighet i vissa branscher är nu vanligt för en stor del anställda i Sverige. Allt fler har insett hur viktigt det är med en tydlig mötesstruktur och agenda för de möten vi har. Nya arbetssätt har också ökat möjligheten till ett flexiblare arbete för många grupper. Många vittnar om att det har blivit lättare att kombinera arbete och familj, särskilt i familjer med barn i grundskola och förskola. Många medarbetare upplever också en större möjlighet att påverka hur de utför sitt arbete. Självbestämmande är en viktig motivationsfaktor där den nya situationen har skapat goda förutsättningar.

Samtidigt kan flexibiliteten innebära otydligare gränser mellan arbete och privatliv. De chefer vars medarbetare nu arbetar på distans behöver vara uppmärksamma på nya risker i arbetet eftersom ett mer gränslöst arbetsliv också kan innebära ökad stress och svårigheter att avgränsa arbetet.

Prestationsbedömning

De chefer som hade gått igenom målen och omformulerat dem upptäckte troligtvis att lönesättningen blev lättare än för dem som jobbat mot gamla och mindre relevanta mål. När målen är relevanta och realistiska kan de bidra till rätt fokus och engagemang. När graden av osäkerhet är hög blir det svårare för medarbetaren att veta vad som krävs i arbetet, och motivationen sjunker – med lägre prestationer och sämre resultat som följd. Nu när 2021 har dragit igång och vi har lärt oss av fjolårets svårigheter är det därför en god idé att se över hur löneprocessen ser ut för dialogen mellan medarbetare och chef. Hur har uppdraget påverkats, vilka mål jobbar vi mot och hur ska prestationen bli synlig och bedömas? Genom att låta medarbetarna delta i målformuleringar och planering av återkoppling utifrån deras behov skapas förutsättningar för engagemang och goda prestationer som leder till goda resultat.

Distansarbetet har satt ljuset på beteenden som gynnar samarbete, kunskapsöverföring och det egna ansvaret för att be om rätt återkoppling. Ett större fokus på beteenden, det vill säga prestation, vid sidan av de mätbara resultatmålen skapar riktigt bra förutsättningar för en mer motiverande löneprocess, och förståelse för vad som är viktigt för att organisationen ska fortsätta att utvecklas och nå de uppsatta målen.

Glöm inte att fira!

Under 2020 var vi generellt fullt upptagna med att ta till oss allt nytt, ställa om fokus med kort varsel och hantera en hög grad av osäkerhet och oro. Samtidigt lärde vi oss massor och skapade förutsättningar för ett ännu bättre arbetsliv. Därför vill jag uppmana dig som är chef och läser detta: Sätt dig en stund, gärna ihop med medarbetarna, och reflektera över vilka lärdomar ni har gjort. Vad har ni lyckats med och vad har blivit bra det senaste året? Troligtvis mycket mer än under ett vanligt år – och detta borde ni fira! Genom att gemensamt prata om framstegen skapar ni positiva minnen ihop vilket är bra för att ta sig an nya utmaningar framöver. Dessutom är det alltid roligt att få klappa sig själv och sina kollegor på axeln och hurra för framgångarna! Ni har gjort så mycket – sånt ni aldrig hade kunnat ana i början av 2020.

Bra jobbat! Nu fortsätter vi och håller i det vi lärt oss. Undrar vad vi kommer att lära oss i år?